MindDX Müşteri Portalı Kullanım Kılavuzu

1. Giriş

1.1. Kılavuzun Amacı ve Kapsamı

Bu kılavuz, MindDX Yardım Masası Müşteri Portalı üzerinden kullanıcıların kendi işlemlerini hızlı, doğru ve güvenli şekilde yapabilmeleri için hazırlanmıştır. Temel olarak;

• Yeni iş isteği açma, mevcut iş isteklerini takip etme, geri besleme sağlama ve kapatma süreçlerini,
• Kullanıcı bilgilerinin güncellenmesini,
• Şifre değiştirme ve unutulan şifrenin sıfırlanmasını

adım adım açıklamaktadır.

Kılavuz, hem temel kullanıcıların hem de sistem yöneticilerinin portalın sunduğu standart işlevleri doğru şekilde kullanabilmesini hedefler. Ayrıca, süreçlerdeki özel kurallar (ör. 21/28 gün otomatik kapatma politikası) da net ve anlaşılır biçimde aktarılır.

1.2. Hedef Kullanıcı Profili

Bu kılavuz, MindDX Yardım Masası Müşteri Portalı’nı aktif olarak kullanacak tüm proje yöneticileri, anahtar kullanıcılar ve sponsorları hedeflemektedir. Özellikle;

• Müşteri Portalı üzerinden iş isteği oluşturma, takip etme ve geri bildirim verme yetkisine sahip kullanıcılar,
• Şirket içindeki ERP süreçlerinden sorumlu anahtar kullanıcılar,
• Dolayısıyla teknik destek veya danışman ekipleriyle portal üzerinden iletişim kuran çalışanlar

bu kılavuzun doğrudan hedef kitlesidir.

Kılavuz, teknik uzmanlık seviyesi düşük kullanıcılar için sade, ancak süreçleri iyi bilen kişiler için de yeterli detay sağlayacak şekilde tasarlanmıştır.

1.3. Destek Kanalları ve Genel Kurallar

MindDX Yardım Masası Müşteri Portalı üzerinden yürütülen tüm destek talepleri, sistemin resmi iletişim kanalları aracılığıyla yönetilir. Kullanıcıların, taleplerini bu kanallar dışında (telefon, WhatsApp, SMS, kişisel e-posta vb.) iletmesi desteklenmemektedir. Talepler sadece portal üzerinden oluşturulan iş istekleri ile iletilebilir.

Resmi destek kanalı:

• Müşteri Portalı – İş İstekleri Modülü: Tüm teknik talepler, geliştirme istekleri ve danışmanlık ihtiyaçları buradan iletilmelidir.

Genel kurallar:

1. Her müşteri hesabı için belirlenen azami 2 kullanıcı sayısı içinde işlem yapılmalıdır.
2. İş isteği oluştururken zorunlu alanlar eksiksiz doldurulmalıdır.
3. Taleplerin net, anlaşılır ve gerekli belgelerle desteklenmiş olması sürecin hızlanmasını sağlar.
4. Portal üzerinden yapılan tüm geri bildirimler kayıt altına alınır ve sürecin resmi bir parçası olarak kabul edilir.
5. Danışmanların geri beslemesinden sonra 21. günde kullanıcıya hatırlatma yapılır, talep karşılandıysa iş isteği kapatılır; aksi halde 28. günde sistem tarafından otomatik kapatma yapılır.

2. İş İstekleri (Helpdesk)

2.1. Yeni İş İsteği Nasıl Açılır?

Portalın en üstünde bulunan butona basılarak yeni iş isteği açma sayfası üzerinden iş isteği formuna ulaşılabilir. İş isteği açarken doldurulacak sahalar ile ilgili açıklamalar aşağıdaki gibidir.

2.1.1. Form Alanları (Sahalar)

• Ad Soyad / Telefon Numarası: İş isteği formunun başında kullanıcıya ait ad-soyad ve telefon numarası bilgileri otomatik olarak getirilir. Bu alanlar sadece bilgilendirme amaçlıdır, kullanıcı tarafından değiştirilmesi gerekmez. Eğer sistemde cep telefonu numaranız bulunmuyorsa, iletişim aksaklıklarının önüne geçmek için öncelikle kullanıcı bilgilerinizi güncellemeniz önerilir.
• İş İsteği Türü (Kullanıcı): Bu alan zorunludur. Talebinizin doğru kategoride açılması, sürecin hızlı ve doğru ilerlemesi için kritik öneme sahiptir. Yanlış tür seçilmesi durumunda danışmanlarımız analiz sonrası bu alanı güncelleyebilir.

Seçilebilecek iş isteği türleri aşağıdaki gibidir:

• Dokümantasyon: Mevcut Durum Analizi, Kavramsal Tasarım Dokümanı, Organizasyon Hazırlık dökümanları gibi proje sürecinde kullanılacak dokümanların hazırlanması için seçilir. Genellikle proje yöneticileri tarafından kullanılır. Standart kullanıcıların bu türü seçmesine gerek yoktur.
• Eğitim – Danışmanlık: Sistemle ilgili eğitim talepleri, fonksiyonel danışmanlık ihtiyaçları, soru-cevap destekleri için kullanılır.
• Hata: Abas ERP çekirdek fonksiyonlarından kaynaklı bir hata olduğunu düşündüğünüz, çalışmayı etkileyen veya durduran teknik sorunlar için kullanılır.
• Kullanıcı Hatası: Yanlış veri girişi, hatalı işlem veya kullanıcı kaynaklı sorunların düzeltilmesi taleplerinde kullanılır.
• Kurulum – Upgrade: İlk kurulum, versiyon yükseltme veya ek bileşenlerin kurulumu talepleri için kullanılır.
• Portal: Portal üzerinde yeni kullanıcı açılması, kullanıcı denetimi, şirket bilgileri düzenlenmesi gibi işlemler. MindDX yardım masası hizmet raporu talebi, rapora bağlı iş isteği inceleme veya ek hizmet süresi alımı talepleri bu kapsama girer.
• Uyarlama – Geliştirme: Standart fonksiyonlarla karşılanamayan, yeni fonksiyon ekleme veya mevcut fonksiyonda değişiklik yapma talepleri.
• Veri Aktarımı: Dış veri kaynaklarından ERP’ye veri yükleme veya ERP’den dışa veri çıkarma işlemleri.
• Veri Düzeltme: Sistemdeki yanlış veya hatalı verilerin düzeltilmesi işlemleri.

• Öncelik: Bu alan zorunludur. Talebin önem derecesini doğru seçmeniz gerekir. Yanlış öncelik seçilmesi durumunda danışmanlarımız gerçek duruma göre güncelleyebilir.

Öncelik seviyeleri:

• Düşük: Çalışmaya engel olmayan, plan dahilinde çözülebilecek konular.
• Orta: Önemli fakat çalışmayı tamamen durdurmayan durumlar.
• Yüksek: Çalışmayı kısmen veya tamamen durduran kritik durumlar.

• Alan / Modül / Alt Modül: Destek süreçlerimizde yeni ve seçilmesi zorunlu olan bu üç saha birbiriyle bağlantılıdır. Doğru seçilmesi, talebin ilgili ekibe ve doğru uzmanlığa yönlendirilmesi açısından kritik öneme sahiptir. İlk olarak Alan seçilir, ardından seçilen alana bağlı Modül ve onun altındaki Alt Modül alanları açılır.

Alan seviyesindeki mevcut seçimler ve kapsamları:

• Muhasebe: Genel muhasebe, finans, sabit kıymetler, e-Dönüşüm (e-Fatura, e-Defter, e-Mutabakat vb.) işlemleri, banka entegrasyonu, bordro ve muhasebe raporlamaları.
• Uygulama: Satış, satınalma, depo yönetimi, üretim-planlama, maliyetlendirme, servis yönetimi, satış planlama ve diğer fonksiyonel modüller.
• Teknik: Yazılım geliştirme (FOP, Java, AIO vb.), kurulum-upgrade işlemleri (Abas ERP kurulumu, upgrade, modül kurulumu, patch yükleme, sunucu taşıma, yedekleme kurulumu vb.), sistem yönetimi (performans, mesajlar, teşhis bildirimleri), entegrasyonlar (SQL Connector, PDM Connector, RestAPI, web servis vb.).
• Destek Masası: Kullanıcı denetimi (yeni kullanıcı açma, düzenleme, silme), şirket bilgileri düzenleme, portal yönetimi ve ilişkili süreçler.
• Faturalama: Hizmet süresi alımı, hizmet raporu talepleri, iş isteği inceleme, hizmet raporu inceleme gibi konular.

Not: Tüm seviyelerde (Alan, Modül, Alt Modül) değerlerin düzenlenmesine yönelik çalışmalar devam etmektedir. Yakın zamanda yeni alanlar, modüller ve alt modüller sisteme eklenecek; her biri kılavuzun güncellenmiş versiyonunda detaylı olarak anlatılacaktır.

• ERP Şirket Adı: Bu alan zorunlu değildir. Ancak talep belirli bir şirket veya şirketler için geçerliyse mutlaka girilmelidir. Örneğin, “demo”, “erp” veya şirketinizin özel tanımı.
• Konu: Zorunlu olan bu sahaya talebinizin tek bakışta anlaşılmasını sağlayacak kısa, net ve açıklayıcı bir başlık girilmelidir. Bu alan hizmet raporları ve diğer resmi kayıtlarda görüneceğinden, ayırt edici olmasına özen gösterin.
• Açıklama: Zorunlu olan bu sahaya talebinizin tüm detaylarını eksiksiz şekilde aktarın. Danışman ekibimizin hızlı ve doğru destek verebilmesi için, varsa adım adım işlem sıralarını ve ilgili ek bilgileri ekleyin.
• Ek: Talebinizi destekleyecek ekran görüntüsü, doküman veya diğer dosyaları bu alandan yükleyin. Dosya isimlerini net ve içerikle ilişkili seçmeniz, inceleme sürecini hızlandırır.

2.2. İş İsteklerine Geri Besleme Süreci

Kullanıcılar, açık olan bir iş isteği üzerinden danışman ekibe yanıt verebilir, ek belgeler paylaşabilir ve yapılan değişiklikler hakkında sistem tarafından bilgilendirilir. Bu süreç, talebin eksiksiz değerlendirilmesini sağlar.

2.2.1. İş İsteği Üzerinden Yanıt Verme

Portalda açık olan iş isteğinin detay sayfasında iletişim/geçmiş alanına yazarak geri dönüş yapılır. Buradan ek sorular yanıtlanabilir, ek bilgiler verilebilir. Gönderilen her mesaj, danışman ekibe anında iletilir.

2.2.2. Dosya/Ek Paylaşımı

İş isteği detay ekranındaki dosya ekleme alanı kullanılarak ekran görüntüsü, rapor veya ilgili belgeler yüklenebilir. Dosyalar sürükle-bırak yöntemiyle veya “Dosya Seç” butonu ile eklenir.

2.2.3. Bildirimlerin Çalışma Şekli (E-posta/Portal)

Tarafımızdan iş isteğine geri besleme yapıldığında, kullanıcıya e-posta ve portal üzerinden bildirim gönderilir. İş isteği kapandığında ise kullanıcıya memnuniyet değerlendirmesi anketi talebi gelir. Bu anket, hizmet kalitesinin ölçülmesi için doldurulmalıdır.

2.3. İş İsteği Kapatma Süreci

İş isteğinin sonuçlandığı durumlarda, müşteri tarafından onay verilerek kapatılması gerekir. Bu işlem, sürecin resmi olarak tamamlandığını ve verilen hizmetin beklentileri karşıladığını teyit eder.

2.3.1. Standart Kapatma Akışı (Müşteri Onayı)

• “İş İsteğini Kapat” ve Kapanış Onayı Metni: İş isteği detay ekranında bulunan “İş İsteğini Kapat” butonuna tıklandığında, kullanıcıdan yazılı onay metni girmesi istenir. Bu metin, talebin tamamen karşılandığını ve sürecin kapatılabileceğini teyit eder.
• Canlı Ortama Alınmadan Kapatma Uyarısı (Modal İçerik): Kapatma ekranında yer alan uyarı metni, yapılan çalışmanın canlı ortama alınıp alınmadığını hatırlatır. Kullanıcı, canlıya alınmadan kapatma yapılması halinde talepteki geliştirme veya düzenlemelerin devreye alınmayacağını bilmelidir.

2.3.2. Otomatik Kapanış Politikası (21/28 Gün)

İş isteği, danışman ekibin geri beslemesinden sonra belirli bir süre içerisinde müşteri tarafından kapatılmazsa sistem otomatik olarak kapatma işlemini gerçekleştirir.

• 21. Takvim Gününde Bildirim: Danışman geri beslemesinden 21 gün sonra kullanıcıya portal ve e-posta üzerinden bildirim gönderilir: “Talebiniz karşılandıysa iş isteğini kapatın; aksi halde 28. günde otomatik kapanır.”
• 28. Takvim Gününde Otomatik Kapatma: Kullanıcıdan yanıt gelmemesi durumunda iş isteği 28. takvim günü dolduğunda sistem tarafından otomatik olarak kapatılır.

2.4. Mevcut İş İsteklerini Görüntüleme

Portal üzerinden tüm iş isteklerinizi listeleyebilir, sıralayabilir, filtreleyebilir ve gruplandırabilirsiniz.

2.4.1. Liste Görünümü ve Sütunlar

Tabloda şu bilgiler yer alır: Numara, Konu, Oluşturulma Zamanı, Öncelik, Tür, Durum.

2.4.2. Sıralama

Listenizi En Yeni, Numara, Konu, İş İsteği Türü, Öncelik veya Durum seçeneklerine göre sıralayabilirsiniz.

2.4.3. Filtreler

Görüntüleme kapsamını Tümü, Açık veya Kapalı iş istekleri olarak filtreleyebilirsiniz.

2.4.4. Gruplama

Kayıtları Hiçbiri, İş İsteği Türü, Öncelik veya Durum kriterlerine göre gruplayabilirsiniz.

2.4.5. Arama

Liste görünümünde, arama kutusunu kullanarak iş isteklerini İş İsteği Türü, Öncelik, Durum veya genel kriterlere göre filtreleyebilirsiniz. Arama kutusunun yanındaki açılır menüden kriter seçildikten sonra aranacak kelime yazılır ve kayıtlar anında listelenir.

3. Kullanıcı Bilgileri Güncelleme

Portalda Hesabım menüsünden profil bilgilerinizi (ad-soyad, unvan, telefon, adres, e-posta) görüntüleyebilir ve güncelleyebilirsiniz. Bilgilerinizin güncel olması, iletişim ve destek süreçlerinin aksamadan ilerlemesini sağlar.

4. Şifre Değiştirme

Portalda sağ üst köşedeki kullanıcı adınıza tıklayarak “Hesabım” seçeneğine girin, ardından “Bağlantı & Güvenlik” butonuna basarak ilgili ekrana ulaşın. Mevcut şifrenizi ve yeni şifrenizi girip onayladığınızda işlem tamamlanır. Güvenlik için güçlü bir şifre belirlemeniz önerilir.

5. Şifre Unutma / Sıfırlama

Giriş ekranında “Parolayı Sıfırla” butonuna tıkladığınızda, kayıtlı e-posta adresinize sistem tarafından şifre sıfırlama bağlantısı gönderilir. Gelen e-postadaki bağlantının geçerlilik süresi 4 saattir. Bu süre içinde bağlantıya tıklayarak yeni şifrenizi belirleyebilir ve kaydedebilirsiniz. Süre dolarsa işlemi yeniden başlatmanız gerekir.